Software gestionali di nuova generazione: ripensare l’impresa

L'adozione di un nuovo sistema gestionale in ottica ERP non è un semplice cambio di facciata o un rinnovo di videate, ma scaturisce dalla necessità di ripensare l'impresa e i suoi processi, preparandola a tutte le inevitabili sfide del prossimo futuro. Un'occasione imperdibile.

"Con i computer siamo a posto”. Questa è l'affermazione tipica del responsabile amministrativo in una PMI, soddisfatto del proprio gestionale, sostituito controvoglia in occasione dell’avvento dell’Euro e dell’anno 2000. Contabilità, ordini, magazzino, bolle, spedizioni, statistiche, contratto di manutenzione aggiornamenti inclusi, server ogni 4 anni e cassettine di backup religiosamente custodite.
Il responsabile ha ragione. Quando un sistema informativo risponde in toto alle esigenze dell’impresa ha fondamentalmente raggiunto il proprio scopo.
Ma gli scenari cambiano rapidamente e occorre gettare lo sguardo al futuro. Dobbiamo domandarci, infatti, se il nostro sistema informativo è in grado di supportare l'impresa in uno scenario mutevole dove ogni giorno occorre recuperare competitività, efficienza, qualità e credibilità specialmente sugli scenari internazionali. Siamo in grado di definire, ottimizzare e gestire i processi, garantire l'integrabilità dei dati, essere pronti ad acquisizioni, fusioni, incorporazioni ed avere insomma la massima flessibilità?
Ponendosi in anticipo questa domanda molte imprese anche di piccole e medie dimensioni hanno iniziato a guardare con interesse alla possibilità di dotarsi di sistemi informativi avanzati in ottica ERP. Vediamo in breve di che cosa si tratta.
L’acronimo ERP significa Enterprise Resource Planning (letteralmente "pianificazione delle risorse d’impresa”). Questo tipo di sistema di gestione tende ad integrare e facilitare tutti i processi dell'impresa: approvvigionamenti, finanza, acquisti, pianificazione, produzione, vendite, logistica, risorse umane, marketing, fornendo al management avanzati strumenti decisionali e analitici e la massima visibilità sui dati che effettivamente servono. Un sistema ERP di ultima generazione deve inoltre essere in grado di mettere a disposizione alcune interfacce che potremmo definire connettori, verso clienti e fornitori per le interazioni automatiche (vedi box).

Detta così sembra relativamente semplice, ed in effetti questi strumenti se correttamente utilizzati possono diventare rapidamente insostituibili per il governo dell’impresa moderna.
I problemi sorgono quando si immagina di avviare un sistema informativo di tipo ERP illudendosi che sia una sorta di "cambio del gestionale”. Probabilmente la sigla ERP richiamerà alla mente dei più "navigati”, tra i lettori, colossali e lunghissime implementazioni in società multinazionali, che più di una volta si sono trasformate in un autentico bagno di sangue per il loro impatto economico ed organizzativo.
Dagli errori del passato si impara e, negli ultimi anni, abbiamo assistito ad un duplice processo di adeguamento: tecnologico e culturale. Spogliati della loro mania di grandezza i sistemi ERP si sono adeguati al tessuto imprenditoriale del nostro paese e non è un caso il fatto che molti di quelli attualmente di maggior successo siano stati concepiti e prodotti in Italia. Da un lato i sistemi ERP si sono quindi "umanizzati” e sono diventati, anche operativamente, una sorta di fratello maggiore dei sistemi gestionali ai quali le nostre imprese sono abituate da un decennio almeno, dall’altro è maturata ormai la consapevolezza dell’impatto organizzativo di una implementazione di questo genere e della necessità di una attenta pianificazione del progetto, che non è e non può essere solo un fatto tecnologico. Occorre infatti evitare in tutti i modi l’utilizzo dei sistemi informativi come clava per imporre il cambiamento, calando il modello dell’ERP per "formattare” i processi sottostanti: metodo infallibil
e per buttare tempo e denaro, discutibile già quando si cambia il programma di contabilità, disastroso quando si vanno a toccare i processi vitali di funzionamento dell’impresa.
L’approccio deve essere completamente diverso. Si calcola, ad esempio, che il prezzo di acquisto delle licenze incida solo in minima parte sui costi complessivi di progetti di questo tipo. Occorre infatti investire nella definizione e reingegnerizzazione dei processi di business, nella motivazione e formazione delle figure guida coinvolte, dosando con attenzione gli apporti esterni per massimizzarne il beneficio limitandone gli effetti negativi. La scelta del sistema ERP per la propria azienda non può essere solo frutto di una mera valutazione economica, ma anche e soprattutto della capacità del fornitore di interpretare correttamente il proprio ruolo, modulando giorno per giorno la propria offerta in base alle esigenze del cliente e collaborando alla soluzione delle criticità. Tutt’altro che semplice quindi, ma i produttori ed integratori di software nostrani non sono stati certo a guardare e, insieme alle più qualificate società di consulenza aziendale, hanno messo a punto soluzioni che possono guidare anche le PMI in questa sfida cercando, per quanto possibile, di aiutarle a pianificare e definire il progetto, garantendo nel contempo il funzionamento dell’azienda. Un ruolo altrettanto prezioso della consulenza strategica è il supporto alla definizione della Business Intelligence. I sistemi ERP tendono per loro natura a fornire una eccessiva mole potenziale di dati ed elaborazioni. La capacità di individuare quelli vitali per la gestione dell'impresa e la realizzazione di modelli interpretativi corretti, possono rappresentare la differenza tra un progetto vincente ed uno semplicemente funzionante.
La sfida è dunque impegnativa ma ne vale certamente la pena: l’occasione è straordinaria. L’opportunità di ripensare l’impresa, di trasformarla e plasmarla, rendendola flessibile e pronta alle inevitabili sfide che la attendono, con tutti i protagonisti pronti, per cultura, formazione, motivazione e strumenti tecnologici, al loro posto di combattimento.
Dal lato software l’evoluzione non si è comunque fermata, e non si fermerà probabilmente mai. Il prossimo passo è l’apertura all’esterno. Oggi se un’impresa vuole essere vincente nel suo mercato di riferimento, dovrà fare un gioco di squadra e questo, come accennavo sopra, significa integrazione con l’esterno. In questo senso l’impiego di un ERP sviluppato in tecnologia Service Oriented Architecture (S.O.A.) permetterà ad una azienda di integrarsi con le applicazioni dei partner, dei fornitori e dei clienti, tramite appositi "connettori” (web services) resi disponibili sulla Rete.

Luca Massi

L’architettura del futuro S.O.A significa Service Oriented Architecture, cioè architettura software orientata ai servizi. Si tratta di un approccio "granulare” ragionato, quindi, che consiste nella capacità di smontare le applicazioni attuali o progettarne di nuove e formare dei blocchetti autonomi con cui costruire soluzioni modulari e standardizzate. Un singolo modulo sarà poi utilizzabile come "servizio” indipendentemente da dove si trovi fisicamente. L’evoluzione e la diffusioni delle reti di comunicazione, che ormai sono un servizio pervasivo, ci autorizza infatti a pensare l'interconnessione tra processi aziendali , o soggetti economici, come le aziende, come processi dinamici, non definiti in modo statico. Nell’ambito di un’architettura S.O.A. è quindi possibile modificare, in maniera relativamente più semplice, le modalità di interazione tra i servizi, così come risulta più agevole aggiungere nuovi servizi e modificare i processi per rispondere alle mutevoli esigenze dell'impresa: il singolo processo di business non è più vincolato da una specifica piattaforma o da un’applicazione, ma può essere considerato come un servizio, quindi un componente di un disegno più ampio e quindi riutilizzabile o modificabile.

Software solutions: comprese e metabolizzate grazie a SPI Marco Crosta è il giovane ma già esperto presidente di un’azienda, la Mario Crosta di Busto Arsizio, che dal 1925 produce macchinari per il finissaggio tessuti. Crede da sempre nell’evoluzione tecnologica e ha investito sull’utilizzo di nuovi componenti, su nuovi materiali più affidabili. In una parola, ha saputo coniugare la tradizione, la storia e l’immagine dell’azienda con le novità della tecnologia. Mercati globali e soluzioni software sono considerati i due fattori per migliorare l’efficacia e le performances aziendali. Dottor Crosta, la sua azienda crede nell’aiuto delle software solutions? Assolutamente impossibile non crederci e non dedicare risorse economiche e personali ad un tema che è fondamentale per lo sviluppo delle imprese e che contribuisce a ridurre i costi di gestione, permette una migliore operatività e snellisce anche i processi gestionali, con una attenzione alla variabile tempo oggi ineliminabile. Questa convinzione è diffusa nella sua azienda? Sì, anche perché abbiamo fatto seguire ad ogni intervento relativo all’organizzazione aziendale ed alle software solutions degli interventi formativi che hanno permesso non solo di cogliere nella loro interezza le opportunità offerte, ma anche di far crescere la condivisione in azienda e di favorire la metabolizzazione dello strumento. In questo senso è stato importante anche il partenariato con SPI, la società di servizi dell’Unione degli Industriali della Provincia di Varese, che ci ha permesso di abbattere fortemente i costi dell’attività formativa e di poter ragionare su di una programmazione di medio periodo.