Sistemi gestionali o ERP conoscersi per scegliere

Gli strumenti informatici per la gestione d'impresa: i pro e i contro nella scelta tra un sistema gestionale e uno integrato di tipo ERP.

La scelta degli strumenti software a supporto del sistema informativo di un'azienda inevitabilmente incide sulla qualità dell'informazione resa disponibile ai responsabili aziendali. Le piccole e medie imprese (PMI) si trovano di fronte a un bivio: adottare un sistema gestionale o ricorrere a un sistema integrato di tipo ERP? Per le aziende che privilegiano la specializzazione funzionale di un sistema gestionale è critica la possibilità di far interagire le diverse applicazioni software, dato che ognuna di esse è preposta a una specifica funzione aziendale. L'adozione di un sistema ERP conduce invece a superare la visione dell'organizzazione per funzioni, per orientarsi verso una gestione per processi. Per analizzare lo scenario che questa alternativa delinea per le PMI, il Centro di Ricerca per l'Economia e le Tecnologie dell'Informazione e della Comunicazione (CETIC) dell'Università Cattaneo - LIUC ha effettuato l'indagine TICePMI, di cui sono stati recentemente pubblicati i risultati. Tale indagine , condotta su un campione di oltre 350 aziende, ha confermato che nelle PMI i sistemi gestionali sono tuttora ben più diffusi (73%) dei sistemi ERP (13%). Questo dato è giustificato da motivazioni tecnologiche ed economiche ma anche relative all'impatto organizzativo di un sistema ERP, la cui adozione comporta spesso "costi sommersi", difficili da identificare e quantificare.
I vantaggi derivanti dall'adozione di un sistema ERP.
Eppure, la corretta implementazione di un sistema ERP permette all'azienda di migliorare la sua efficienza operativa grazie a una visione integrata dei processi e alla conseguente razionalizzazione delle procedure. I risultati dell'indagine TICePMI mostrano che i sistemi ERP sono utilizzati ove più elevato è il numero dei processi gestiti con supporto tecnologico (Grafico 1) e maggiore è l'integrazione tra le varie applicazioni software presenti in azienda (Grafico 2).
Un sistema ERP offre generalmente: un migliore supporto alle decisioni: uno dei tradizionali problemi della gestione aziendale è la necessità di operare con una notevole mole di dati, spesso ridondanti e frammentati; la logica integrata di un sistema ERP permette di disporre puntualmente di informazioni sintetiche e univoche, che possono essere presentate sotto molteplici prospettive per il reporting direzionale; una maggiore efficienza operativa: un sistema ERP agevola il bilanciamento dei fattori produttivi e l'efficienza del processo di produzione, e rende possibile seguire il ciclo completo dell'ordine fino alla consegna e alla manutenzione del prodotto, consentendo inoltre di integrare il flusso fisico con quello finanziario; la possibilità di fare propria una logica di business sperimentata: i moduli che costituiscono un sistema ERP sono progettati a partire dalle best practice di settore che il produttore del sistema ha identificato; adottando un tale sistema se ne acquisiscono in conseguenza anche i modelli organizzativi sottostanti.
Le problematiche legate all'adozione di un sistema ERP.
Nonostante i possibili benefici, decidendo di adottare un sistema ERP occorre considerare i non pochi ostacoli legati alla natura pervasiva di un simile strumento, nonché alla complessità della sua architettura. Le principali problematiche per una PMI sono: il notevole numero di funzionalità: i sistemi ERP nascono per adattarsi alle più diverse realtà aziendali e perciò possiedono un elevato numero di funzionalità, cosa che può ingenerare nell'utente una sensazione di smarrimento dovuta alla difficoltà di comprendere l'utilità e la logica applicativa di ciascuna funzionalità; la necessità di reingegnerizzare i processi: nell'implementazione di un sistema ERP è spesso richiesto un processo di reingegnerizzazione dei processi, in modo da allineare le proprie procedure operative a quelle previste nel sistema ERP; tale allineamento comporta spesso un irrigidimento delle procedure operative aziendali; il rapporto fra il sistema ERP e gli applicativi software esistenti: si adotta un sistema ERP solitamente per sostituirlo a tutte le applicazioni software presenti in azienda; nell'inevitabile fase di transizione, durante la quale le applicazioni esistenti e il nuovo sistema convivono, si pongono problemi di varia natura, per esempio relativamente alla migrazione dei dati verso il sistema ERP.
In conclusione
La valutazione dei benefici e degli ostacoli derivanti dall'adozione di un sistema ERP dovrebbe consentire di stabilire se tali sistemi siano la miglior risposta alle esigenze del sistema informativo aziendale.
L'indagine TICePMI ha evidenziato come tuttora i sistemi ERP godano di una scarsa considerazione da parte delle PMI: esiste una soluzione che permetta di ottenere i benefici derivanti dall'utilizzo di un sistema ERP nel rispetto sia delle peculiarità organizzative che dei vincoli economici delle PMI? Per fornire una soluzione a questo problema i fornitori di sistemi ERP propongono soluzioni semplificate e/o verticalizzate, che consentono di minimizzare le personalizzazioni e riducono perciò tempi e costi di implementazione.

PAROLE CHIAVE Sistema informativo: L'insieme dell'informazione disponibile all'azienda, delle risorse umane e degli strumenti organizzativi e tecnologici per archiviare, elaborare e trasferire informazione. Sistema gestionale: Applicazione software a supporto di un sottoinsieme delle attività aziendali, tipicamente legate alle procedure amministrative o alla logistica (contabilità, fatturazione, gestione del magazzino). Sistema ERP (Enterprise Resource Planning): Applicazione software che supporta in modo integrato i flussi informativi dell'azienda e che gestisce in ottica di processo gran parte delle attività aziendali; leader di mercato e sistema ERP per antonomasia è SAP R/3.

L'indagine TICePMI L'indagine TICePMI, una sintesi dei cui risultati può essere richiesta a cetic@liuc.it, è stata effettuata dal Centro di Ricerca per l'Economia e le Tecnologie dell'Informazione e della Comunicazione (CETIC) dell'Università Cattaneo - LIUC di Castellanza. Le attività di ricerca del CETIC riguardano l'applicazione delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione nelle organizzazioni, in particolare a proposito di sistemi ERP, check up del sistema informativo, competenze del responsabile del sistema informativo, knowledge management in azienda, RFID, eLearning.