E-Procurement: comprare presto e bene

Le tecnologie informatiche oggi offrono alle imprese nuove opportunità per ottimizzare i processi di approvvigionamento e fornitura di beni e servizi. E’ importante però evitare le improvvisazioni.

Quella che una volta si chiamava "new economy", ci ha fatto familiarizzare con una serie di neologismi, acronimi ed inglesismi intraducibili, alcuni dei quali decisamente poco felici. Uno di questi è sicuramente "e-procurement". Dietro questo strano termine, però, si cela un nuovo mondo ricco di opportunità per tutte le imprese: la possibilità di acquistare e vendere beni e servizi sfruttando le potenzialità di Internet o di altre reti private realizzate tra clienti e fornitori.
Molti di noi hanno imparato nel tempo a familiarizzare con piattaforme di commercio elettronico destinate agli scambi tra privati, oppure tra negozi elettronici e consumatori. Oggi sulle più diffuse piattaforme di commercio elettronico ci si scambia e si vende di tutto, compresi i regali di Natale sgraditi o doppi. Questo tipo di transazioni, oramai diffusissime nel settore privato, sono assai più complesse da realizzare nell’ambito professionale dove si realizza la vendita di beni e servizi in modo sistematico e non occasionale.
Occorrono quindi piattaforme specializzate, in grado di fornire automatismi più spinti, una contrattualistica adeguata e meccanismi di garanzia più evoluti rispetto ai semplici feedback.
Ecco allora come nel settore industriale nascono piattaforme di e-procurement che mettono in grado le imprese di approvvigionarsi di beni, comprese le materie prime necessarie alla produzione, servizi, impianti e tutto ciò che serve acquistare per far funzionare un’azienda.
Questo tipo di transazioni può avvenire, analogamente a ciò che succede con e-bay, con il meccanismo delle aste o del prezzo fisso, mettendo quindi in concorrenza i fornitori per ogni singola transazione. Un po’ di sana competizione anche tra fornitori consolidati può riservare notevoli sorprese sul fronte dei prezzi.
In altri casi, all’interno di una catena di fornitura consolidata, clienti e fornitori mettono in comunicazione i propri sistemi Erp, di cui abbiamo detto nel numero precedente di Varesefocus, in modo da far dialogare i moduli di pianificazione ed approvvigionamento con quelli dei fornitori in modo da minimizzare gli interventi umani, azzerare i tempi di attesa dei materiali, ridurre o eliminare le scorte di magazzino ottimizzando i flussi economici. Ad esempio, un modulo di gestione magazzino, a fronte del lancio di una commessa, può inoltrare automaticamente al sistema del fornitore sotto contratto la richiesta dei materiali necessari, oppure effettuare questa operazione ogni qualvolta un articolo raggiunge il valore "sotto scorta". A molti tutto ciò sembrerà fantascienza eppure spesso non ci rendiamo conto che questi cambiamenti ci sono già accaduti sotto il naso e non ce ne siamo accorti. Un esempio? Molti fotocopiatori, stampanti e multifunzione in genere sono in grado di "acquistare" toner e manutenzione autonomamente tramite Internet alla loro casa madre (e-MRO, che significa acquisto di manutenzione, riparazione, interventi). A noi non resta che sottoscrivere il contratto e vedremo il tecnico manutentore andare e venire senza mai aver alzato il telefono. La stessa cosa capita con gli ascensori di ultima generazione.
Il settore pubblico, per una volta, ha fatto da apripista, e da anni esistono piattaforme di e-procurement per la pubblica amministrazione a livello regionale o di macro-regioni.
E’ comunque importante avvicinarsi all’e-procurement con la dovuta cautela e, soprattutto, dopo una attenta fase di studio degli impatti sui processi aziendali di questo tipo di gestione degli acquisti e delle vendite. Particolare attenzione deve essere prestata anche alla contrattualistica che riveste un ruolo di grande importanza. Superfluo ricordare che ci si deve rapportare sempre con soggetti e piattaforme in grado di comprovare serietà ed esperienza che garantiscano nel loro funzionamento la massima trasparenza e riducano i rischi di accordi o "cartelli". E’ indispensabile effettuare anche tanta formazione preparando adeguatamente i propri addetti alle vendite o acquisti a questa nuova rivoluzionaria modalità di business.

Un nuovo servizio di negoziazioni on line: la Business Community Confindustria Di virtuale c’è solo lo strumento on line. Per il resto tutto è reale, da toccare con mano. Compresi i risparmi che durante una fase sperimentale di tre mesi sono stati pari a una media di 25 mila euro per azienda, su un totale di negoziazioni che ha raggiunto un volume di 10,2 milioni di euro. È da qui che ha mosso i suoi primi passi la Business Community Confindustria, uno spazio sul web creato, con la collaborazione di Bravo Solution del Gruppo Italcementi, per acquistare beni e servizi. Uno strumento a disposizione delle 123 mila imprese associate al sistema confindustriale. Che ora possono utilizzarlo. Dalla sperimentazioni si è già passati all’attività a pieno regime. Per constatarlo basta che le imprese si registrino al sito Business Community Confindustria. Inserendo la partita Iva si accederà alla propria scheda già precompilata grazie alla capacità del sistema di riconoscere l’associato. Da qui, il passo successivo, indispensabile: quello di profilarsi come venditore o come acquirente. Una comunità che si fa mercato con un click. Da una parte i fornitori, dall’altra i clienti. Con vantaggi per entrambi. Soprattutto quello, per le piccole e medie imprese, di poter usufruire di una piattaforma tecnologica fino ad oggi appannaggio dei soli grandi gruppo industriali. La negoziazione on line viene attivata da un’impresa acquirente che predispone un capitolato di fornitura, sceglie i potenziali fornitori del servizio o del bene di cui ha bisogno e richiede a questi di avanzare delle proposte. Una volta messe sul piatto, il compratore ha a disposizione tre scelte: accettare una delle offerte, richiederne altre, indire un’asta. Ovviamente sul web. Una negoziazione, quella su Internet, messa a disposizione dalla Business Community di Confindustria che offre più di un vantaggio e non solo economico: miglior rapporto tra la qualità e il prezzo, riduzione dei tempi negoziali, definizione di capitolati di fornitura completi (in grado di migliorare il rapporto con i rivenditori), ampliamento del mercato di fornitura, possibilità di richiedere l’assistenza degli esperti di Bravo Solution. Professionisti che avranno il compito di definire la migliore strategia nelle varie fasi di acquisto, aiutare a redigere i capitolati, analizzare le offerte, indicare quale può essere la modalità migliore per concludere la negoziazione. Pur virtuale, il gioco del mercato è sempre lo stesso. C’è chi vende, e potrà accedere alla community gratuitamente per promuovere i propri beni o servizi. E c’è chi compra. Con l’impegno, in questo caso, di pagare il servizio di negoziazione messo a disposizione dalla Business Community Confindustria, i cui costi varieranno in base al valore della transazione (che non può essere inferiore ai 100 mila euro) e alla scelta di avvalersi o meno del supporto degli esperti di Bravo Solution.